La fiche de poste
Dans toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, la fiche de poste est un rôle essentiel dans la définition des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe. Cet outil va bien au-delà qu’une simple formalité administrative ; il constitue un pilier fondamental de la structure organisationnelle et de la gestion efficace des salariés.
Dans cet article, nous allons explorer en détail l’importance de la fiche de poste dans votre entreprise. De plus, nous aborderons les étapes clés pour créer une fiche de poste efficace.
L’objectif de la fiche de poste
La fiche de poste remplit plusieurs fonctions cruciales au sein de l’entreprise :
Clarifier les rôles et les responsabilités : En détaillant les missions et les tâches spécifiques associées à chaque poste. Cela permet à chaque membre de l’équipe de comprendre clairement ce qui est attendu de lui et quelles sont ses responsabilités.
Déterminer le besoin dans le processus de recrutement : Une fiche de poste bien élaborée aide à identifier les compétences et les qualifications requises pour un poste vacant, elle facilite ainsi le processus de recrutement en ciblant les candidats les plus appropriés.
Vérifier l’adéquation des objectifs définis et des résultats obtenus : En établissant des objectifs clairs et mesurables pour chaque poste, cela permet une évaluation objective des performances des employés et de vérifier si les objectifs fixés sont atteints.
Accompagner dans la réorganisation de l’entreprise : En période de réorganisation ou de changement organisationnel, la fiche de poste sert de référence pour réaligner les responsabilités et les missions des employés en fonction des nouvelles orientations de l’entreprise.
Comment créer une fiche de poste efficace ?
Pour que la fiche de poste soit réellement efficace, il est essentiel de suivre un processus de création rigoureux. Voici quelques étapes clés à suivre :
Déterminer les besoins de l’entreprise :
La première étape consiste à identifier les besoins spécifiques de l’entreprise en termes de compétences et de qualifications pour chaque poste. Ces besoins doivent être classés en fonction de leur impact sur le fonctionnement de l’entreprise à court, moyen et long terme.
2. Construire la fiche de poste :
La fiche de poste doit inclure quatre éléments clés :
- La raison d’être du poste : expliquer brièvement pourquoi le poste existe dans l’entreprise et décrire sa nature, sa mission globale et ses principales caractéristiques.
- La nature des activités : préciser les missions principales et secondaires liées au poste, ainsi que leurs activités correspondantes.
- L’environnement de travail : cadrer le poste dans son contexte organisationnel, en définissant sa place dans l’organigramme, ses liens hiérarchiques, ses relations internes et externes, ainsi que les contraintes ou éléments favorables liés à son environnement de travail.
- La finalité du poste : clarifier les objectifs spécifiques du poste et sa contribution aux objectifs généraux de l’entreprise.
3. Définir les compétences requises :
Pour chaque poste, il est crucial de définir un profil de compétences comprenant :
- Savoir : connaissances théoriques et générales.
- Savoir-faire : compétences pratiques maîtrisées.
- Savoir-faire-faire : capacité à diriger ou déléguer.
- Savoir-être : comportements et attitudes nécessaires.
- Vouloir-faire : motivation pour les différentes facettes du poste.
- Pouvoir-faire : capacités pour accomplir les missions.
En suivant ces étapes et en élaborant des fiches de poste détaillées et précises, votre entreprise peut bénéficier d’une meilleure clarté organisationnelle, cela facilite également une gestion des ressources humaines plus efficace et une évaluation plus objective des performances des salariés.
La fiche de poste devient ainsi un outil essentiel pour atteindre les objectifs de l’entreprise et assurer son succès à long terme…
L’entretien professionnel : le guide du dirigeant
L’entretien professionnel est un moment clé pour échanger avec vos collaborateurs sur leur développement professionnel au sein de votre entreprise. Pour vous aider à bien préparer ces rencontres importantes, voici un guide pratique regroupant les questions et éléments à considérer avant, pendant et après l’entretien.
Avant l’Entretien
Concernant l’Entreprise :
- Quels sont les projets en cours ou à venir dans l’entreprise ?
- Comment ces projets pourraient-ils affecter le poste actuel ou futur du salarié ?
- Quelles compétences ou formations sont à développer pour soutenir ces projets ?
Sur les dispositifs de formation :
- Êtes-vous au fait des conditions d’utilisation du Compte Personnel de Formation (CPF) ?
- Savez-vous comment informer vos collaborateurs sur les abondements que l’entreprise peut fournir ?
- Avez-vous des informations sur la possibilité de contacter le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) ?
- Quelles sont les orientations de formation de votre entreprise et les possibilités de financement disponibles via votre OPCO ?
Concernant le ou la salarié/e :
- Disposez-vous des informations personnelles pertinentes sur le salarié (ancienneté, etc.) ?
- Avez-vous examiné la fiche de poste du salarié et sa progression salariale ou professionnelle ?
- Connaissez-vous les formations demandées, réalisées ou non, ainsi que les certifications obtenues par le salarié ?
- Avez-vous préparé les supports d’entretien professionnel précédents du salarié ?
- Avez-vous examiné le contrat de travail, la fiche de poste et les certificats/diplômes du salarié ?
Pendant l’Entretien
Créer un environnement propice :
- Choisissez un lieu calme et confortable pour l’entretien.
- Assurez-vous de ne pas être dérangé par des appels téléphoniques ou des visites.
- Informez le salarié du caractère confidentiel de l’entretien et du mode de diffusion des informations échangées.
Mener l’entretien :
- Expliquez le déroulement et l’objectif de l’entretien au salarié.
- Soyez à l’écoute du salarié et laissez-le s’exprimer librement.
- Interrogez le salarié sur ses attentes par rapport à l’entretien.
- Recadrez la conversation si elle sort du cadre défini (contenu, objectif et temps).
Analyser et évaluer :
- Réalisez un bilan à partir d’éléments fiables et concrets, sur des faits ou des indicateurs précis.
- Valorisez les résultats obtenus et les progrès réalisés par le salarié.
Planifier l’avenir :
- Recherchez conjointement des axes d’amélioration et fixez des objectifs pour l’avenir.
- Évoquez les projets de l’entreprise ou les objectifs du service avec le salarié.
Conclure et synthétiser :
- Concluez l’entretien par une synthèse orale, reprenant les points essentiels et les décisions prises.
- Remerciez votre salarié pour son implication.
En suivant ces étapes et en vous préparant de manière proactive, vous pouvez garantir des entretiens professionnels efficaces et bénéfiques pour le développement de vos collaborateurs et de votre entreprise.
L’entretien professionnel
En tant que dirigeant ou manager, mener des entretiens professionnels efficaces avec vos salariées est essentiel pour favoriser leur développement et la croissance de votre entreprise. Nous allons explorer les meilleures pratiques pour mener des entretiens professionnels constructifs et bénéfiques pour chacun.
Qu’est-ce que l’entretien professionnel?
Depuis sa mise en place en 2016 et sa révision par la loi « Avenir professionnel » en 2018, l’entretien professionnel est devenu bien plus qu’une simple formalité administrative.
C’est avant tout un outil managérial. Il s’agit d’un échange privilégié avec son salarié sur sa situation professionnelle actuelle et future au sein ou à l’extérieur de l’entreprise.
L’entretien professionnel est l’occasion pour l’entreprise et le salarié de :
- Faire le point sur les activités,
- Echanger sur les attentes et les besoins en lien avec l’évolution et/ou le maintien dans l’emploi,
- Impliquer et engager le salarié sur son poste et son projet d’entreprise,
- Déterminer les actions à mettre en œuvre notamment par l’accès à la formation professionnelle.
L’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés, sans exception :
- Que leur contrat de travail soit un CDI, un CDD, un contrat de travail temporaire, un contrat d’apprentissage, un contrat de professionnalisation, un contrat aidé, etc.
- Qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel.
- Indépendamment de leur ancienneté dans l’entreprise.
- Peu importe la taille de l’entreprise et le secteur d’activité dans lequel elle évolue.
L’entretien professionnel doit avoir lieu pendant le temps de travail effectif.
Pourquoi l’entretien professionnel est-il important ?
Dans votre entreprise, chaque membre de l’équipe joue un rôle crucial dans la réussite de l’entreprise. L’entretien professionnel vous offre plusieurs avantages clés :
- Développement des Compétences : Identifier les besoins en formation et définir les actions nécessaires pour développer les compétences clés au sein de votre équipe.
- Engagement des Collaborateurs : Impliquer activement vos collaborateurs dans leur développement professionnel, vous renforcez leur engagement et leur motivation, ce qui se traduit souvent par une meilleure performance.
- Anticipation des Besoins : Discuter des projets futurs de l’entreprise et des compétences requises, vous pouvez anticiper les besoins en recrutement ou en formation, ce qui contribue à une meilleure planification stratégique.
- Conformité Légale : Respecter les obligations légales en matière d’entretien professionnel, vous évitez les sanctions financières et vous assurez que votre entreprise est en conformité avec la législation du travail.
Quelle est la fréquence ?
L’entretien professionnel doit être organisé tous les 2 ans, débutant à partir de l’entrée du salarié dans l’entreprise, puis répété à cette même fréquence.
Il est essentiel de noter que cet entretien doit également être proposé à tout salarié reprenant son activité après une période d’interruption, qu’il s’agisse d’un congé de maternité, parental (à temps plein ou partiel), d’adoption, de soutien familial, sabbatique, d’un arrêt maladie de plus de 6 mois.
Tous les 6 ans, lors de l’entretien professionnel, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé. Cette étape permet de s’assurer que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels réguliers ainsi que d’au moins une formation autre que celle considérée comme obligatoire par la législation.
Les étapes clés pour un entretien professionnel réussi
Pour tirer le meilleur parti de l’entretien professionnel, voici quelques étapes clés à suivre :
Préparation : Collectez les informations pertinentes sur les activités et les besoins de formation de vos collaborateurs avant l’entretien.
Écoute Active : Laissez vos collaborateurs s’exprimer librement sur leurs attentes et leurs aspirations professionnelles, et soyez attentif à leurs besoins.
Identification des Actions : Ensemble, déterminez les actions concrètes à mettre en œuvre pour favoriser le développement professionnel de chaque collaborateur.
Suivi et Évaluation : Assurez un suivi régulier des actions définies lors de l’entretien et évaluez leur impact sur le développement de vos collaborateurs et la performance globale de l’entreprise.
En résumé, l’entretien professionnel est un outil crucial pour les dirigeants et managers soucieux de stimuler le potentiel de leurs équipes et de diriger efficacement leur développement professionnel.
Si vous investissez dans cette démarche individualisée, vous renforcez l’engagement de vos collaborateurs, améliorez leur performance et assurez la croissance durable de votre entreprise.